Jak wystawiać faktury elektroniczne - Wszystko o e-fakturach

Jeśli masz wielu klientów, wystawianie faktur papierowych może być uciążliwe i czasochłonne. E-faktury stają się coraz bardziej popularne w małych firmach. Jak wystawiać faktury elektroniczne?

Jak wystawić fakturę elektroniczną - informacje na fakturze

Ustawa o VAT definiuje fakturę jako dokument, który zawiera dane wymagane przez ustawę i przepisy wykonawcze do niej.

Faktura elektroniczna musi być wysyłana i otrzymywana w formacie elektronicznym, który umożliwia jej integralność i czytelność. Faktura elektroniczna nie wymaga podpisu.

Przedsiębiorca musi zamieścić na fakturze następujące dane:

Data wystawienia
Kolejny numer, podany w jednej lub kilku seriach, który jednoznacznie identyfikuje fakturę
Imię, nazwisko lub nazwa firmy podatnika oraz nabywcy towarów i usług, a także ich adresy.
Numer służący do identyfikacji podatnika.
Numer, który identyfikuje nabywcę towarów i usług dla celów podatkowych lub podatku od wartości dodanej, oraz datę otrzymania przez niego towarów lub usług.
Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów i świadczenia usług, jeżeli data ta nie jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W przypadku sprzedaży ciągłej podatnik może wskazać na fakturze miesiąc lub rok, w którym nastąpiła sprzedaż.
Nazwa (rodzaj) towarów i usług.
Miarę i ilość (liczbę dostarczonych towarów) lub zakres świadczonych usług.
Cena jednostkowa towarów i usług bez podatku (cena netto)
Jeżeli nie są one zawarte w cenie jednostkowej netto, wysokość wszelkich upustów lub rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty.
Transakcja obejmuje wartość dostarczonych towarów lub usług, ale nie obejmuje kwoty podatku (wartość sprzedaży netto).
Stawka podatku
Suma wartości sprzedaży netto podzielona na sprzedaż zwolnioną od podatku.
Kwota podatku od całości sprzedaży netto w podziale na kwoty związane z poszczególnymi stawkami podatkowymi
Należności ogółem

Faktury elektroniczne - autentyczne, wiarygodne i czytelne

Ustawa o VAT wymaga, aby przedsiębiorca zapewnił autentyczność, integralność i czytelność swoich e-faktur w wybrany przez siebie sposób. Warunki te można spełnić, stosując kontrole biznesowe, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą lub świadczeniem towarów lub usług.

Ważne jest, aby pamiętać, że autentyczność pochodzenia faktury jest gwarancją tożsamości i zaufania do dostawcy towarów lub usług. Z kolei integralność treści faktury definiuje się jako fakt, że zawiera ona wszystkie dane, które powinna zawierać.

Faktura

Jak wystawić fakturę elektroniczną - formularz

W świetle przepisów o podatku VAT za fakturę elektroniczną uważa się np. E-mail z załącznikiem PDF lub CSV, faks otrzymany drogą elektroniczną lub dokumenty papierowe zeskanowane i przesłane drogą elektroniczną - pod warunkiem, że nie były wcześniej rozpowszechniane w formie papierowej.

Jeśli zdecydujemy się na korzystanie z formy elektronicznej faktury, musimy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

Sprzedawca lub osoba trzecia upoważniona przez sprzedawcę do wysyłania faktur do nabywcy lub udostępniania mu ich,

Nabywca wysyła lub udostępnia faktury elektroniczne sprzedawcy (jeśli sprzedawca wystawia faktury dla nabywcy) z zastrzeżeniem zasad wynikających z procesu zatwierdzania faktur przez podatnika, który dokonał sprzedaży.

Nabywca, który otrzymał błędną e-fakturę (umożliwiającą wystawienie noty korygującej), przesyła lub udostępnia notę korygującą wystawcy faktury.

Jeżeli wystawcą faktury jest organ egzekucyjny, komornik sądowy lub inna osoba wykonująca czynności egzekucyjne w rozumieniu działu XIV Kodeksu postępowania cywilnego, e-faktury będą przesyłane do nabywcy i udostępniane dłużnikowi.

Odbiorca faktury elektronicznej

Odbiorca musi wyrazić zgodę na stosowanie formy faktury elektronicznej. Przepisy nie określają sposobu wyrażenia zgody. W tym przypadku wystawca faktury może przyjąć taką zgodę. po dokonaniu płatności przez nabywcę. Sprzedawca musi dostarczyć e-fakturę nabywcy pocztą tradycyjną, jeżeli nabywca odmówi przyjęcia faktury elektronicznej. Istnieją wyjątki. Strony mogą uzgodnić inny termin utraty prawa do faktur elektronicznych. Nie może on jednak przekroczyć 30 dni.

Gdy faktura elektroniczna dotrze do odbiorcy, uznaje się ją za otrzymaną. Jeśli została wysłana pocztą elektroniczną, może zawierać datę wysłania.

Faktury elektroniczne są przechowywane przez określony czas

Faktury elektroniczne można również przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin płatności podatku. Faktury elektroniczne mogą być również przechowywane w formie elektronicznej, dzięki czemu nie ma potrzeby przechowywania ich kopii papierowych. Faktury muszą być przechowywane w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie i identyfikację, a także udostępnienie ich audytorom.