Co to jest faktura strukturyzowana?

Chciałabym zrozumieć, czym jest faktura strukturalna. Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i świadczę usługi sprzątania. Jeden z moich kontrahentów zapytał mnie, czy wystawiam faktury ustrukturyzowane. Wysyłam kontrahentom faktury w formie plików PDF i wystawiam je elektronicznie. W jaki sposób te faktury są ustrukturyzowane?

Faktury strukturalne to nie to samo, co faktury elektroniczne. Ważne jest, aby zrozumieć różnice między nimi.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktury ustrukturyzowane to faktury elektroniczne, które wykorzystują ustrukturyzowany format XML. Format ten jest terminem technicznym. Służy on do zapisu informacji zgodnie z określonym standardem. Wspólne kryterium, które definiuje dane, jakie powinna zawierać faktura.

Ustrukturyzowana faktura nie będzie w formacie PDF, ale w formacie XML. Zawiera ona określone informacje, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty będące przedmiotem sprzedaży, daty i inne istotne informacje. Kto decyduje o tym, jakie dane powinny znaleźć się na tych fakturach?

W przypadku faktur UE określa normy dotyczące faktur elektronicznych w prawie unijnym (dyrektywy i normy). Do państw członkowskich należy dostosowanie przepisów UE do ich prawa. Unia ustaliła standard e-faktury, którego muszą przestrzegać wszystkie państwa członkowskie. W polskiej ustawie o zamówieniach publicznych określono unijny standard dla faktur ustrukturyzowanych. Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych będzie teraz możliwe dzięki nowym przepisom.

Faktura ustrukturyzowana a zwykła faktura e-mail - różnice i korzyści

Faktura elektroniczna to zwykła faktura elektroniczna. Ustawa o VAT określa ją jako "fakturę w formacie elektronicznym". Najczęściej występuje ona w formacie PDF. Składa się z obrazu, który można łatwo przesłać drogą elektroniczną między kontrahentami (np. skan lub zdjęcie, może? Musisz widzieć fakturę i być w stanie odczytać informacje wizualnie. Oznacza to, że będziesz musiał zobaczyć fakturę i odczytać dane. Chociaż istnieją zautomatyzowane metody odczytywania takich faktur (zwane OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków), nie zawsze są one w 100% skuteczne. Na koniec każdego dnia to użytkownik musi sprawdzić, czy dane zostały poprawnie odczytane, porównując je z rzeczywistym obrazem.

Strukturalne faktury elektroniczne różnią się od zwykłych faktur elektronicznych tym, że przenoszą informacje o fakturze natychmiast, bez konieczności jej odczytywania. Oznacza to, że możemy przesyłać i przetwarzać dane bez konieczności zaglądania do faktury.

Faktury strukturalne oferują wiele korzyści
Faktury strukturalne są doskonałym narzędziem w handlu.
Automatyzacja (automatyczne księgowanie faktur przez system księgowy) zwiększa efektywność i produktywność.
Nie ma konieczności odczytywania danych z faktury, co zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.
Klienci zamawiający usługi lub towary będą woleli faktury ustrukturyzowane od zwykłych faktur elektronicznych w celu obniżenia kosztów.
Jednolity wzór zgodny z tymi samymi standardami zapewnia, że faktura jest wystawiana zgodnie z prawem. Nie ma negatywnych konsekwencji za niezamieszczenie określonych informacji.
Eliminacja obecnej praktyki wysyłania faktur na skrzynki e-mail. Może to niekiedy powodować problemy z dostarczeniem i/lub odczytaniem wiadomości.
Komunikacja cyfrowa zostaje zastąpiona wersją tradycyjną, aby umożliwić polskim przedsiębiorcom udział w zamówieniach publicznych w innych krajach UE.