• 16 lipca 2024

Wiele firm decyduje się na wysyłanie faktur elektronicznych zamiast papierowych do kontrahentów. Czy przechowywanie faktur w formie plików PDF jest zgodne z prawem? Czy jest to wystarczająca dokumentacja księgowa? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule.

Faktury przechowywane w formacie PDF. Przepisy

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, a także rozporządzenia zawarte w rozdziale 8, określają zasady przechowywania dokumentów księgowych. Artykuł 71 mówi, że księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty pochodne od inwentaryzacji oraz sprawozdania finansowe jednostek muszą być właściwie przechowywane i chronione przed rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Regulacje na ten temat można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. w sprawie faktur elektronicznych, sposobu ich przechowywania oraz trybu udostępniania organom podatkowym i organom kontroli skarbowej.

Ogólne zasady przechowywania dowodów księgowych

Dokumentacja księgowa powinna być przechowywana w taki sposób, aby była łatwo dostępna w trakcie kontroli podatkowej. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zadbanie o to, aby wszystkie zapisy i dowody były podzielone na okresy rozliczeniowe. Powinny być one również jasno opisane, aby uniknąć problemów podczas ich poszukiwania.

Przedsiębiorca musi zadbać o to, aby dokumenty nie były rozpowszechniane lub zmieniane przez inne osoby podczas ich archiwizowania. Dlatego ważne jest, aby były one przechowywane w bezpiecznym miejscu.

Należy pamiętać, że właściciel nie jest odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji księgowej firmy. Przedsiębiorca, który wynajmuje biuro rachunkowe oferujące również usługi przechowywania i archiwizacji, może wybrać to rozwiązanie bez żadnych negatywnych konsekwencji. W takim przypadku jedynym wymogiem jest poinformowanie naczelnika urzędu skarbowego o możliwości przechowywania dokumentacji poza firmą. Można to zrobić zarówno podczas rejestracji działalności, jak i do 15 dnia od jej wydania.

Jak długo powinna być przechowywana dokumentacja księgowa? W tym przypadku granicą jest wygaśnięcie statutu podatkowego. Obowiązek ten wygasa po pięciu latach od upływu terminu płatności podatku. Jest to znaczne ułatwienie, ponieważ podatnik nie musi przeglądać każdej faktury czy deklaracji z osobna do momentu, w którym będzie zobowiązany do ich przechowywania.

Przykład 1.

Rok podatkowy 2017 zostanie przez podatnika zamknięty. W 2018 roku podatnik będzie składał zeznanie roczne. Ewidencję podatkową za 2017 rok należy przechowywać do 2023 roku.

Warto jednak zaznaczyć, że dokumentacja pracownicza (np. karty wynagrodzeń, karty wynagrodzeń) jest zwolniona z pięcioletniego terminu archiwizacji. Wynika to z faktu, że odrębne przepisy nakładają na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania tego typu dowodów księgowych przez 50 lat.

A co z archiwizacją elektroniczną?
Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości mówi, że księgi rachunkowe, dowody księgowe oraz kopie dokumentów kasowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych, a także dokumentacja płacowa, mogą być przechowywane w postaci papierowej lub elektronicznej. Są jednak dodatkowe warunki. Nośniki te muszą być przechowywane w sejfach, szafach lub innych pomieszczeniach, do których dostęp mają tylko upoważnieni pracownicy.

Niezbędne jest regularne wykonywanie kopii zapasowych danych przechowywanych na cyfrowych nośnikach danych w celu ich ochrony. Przedsiębiorca musi również pamiętać o chronologii i sposobie dzielenia okresów rozliczeniowych na poszczególne okresy rozliczeniowe. Ważne jest również zapewnienie dostępu do urządzeń, które umożliwią odczyt danych na nośnikach, a w razie potrzeby ich wydruk.

Faktury w formacie PDF mogą być archiwizowane i przechowywane

Rozporządzenie w sprawie e-faktur daje podatnikom możliwość elektronicznego wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Faktury wystawione elektronicznie, wydrukowane, a następnie zeskanowane, mogą być archiwizowane na nośnikach cyfrowych.

Przeczytaliśmy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 września 2013 r. (sygn. IPPP1/443-617/13-4/JL): "Nie ma normatywnych przeszkód, aby istniał system "mieszany", a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność jej pochodzenia i integralność treści, a warunek ten spełnia również przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. Obraz elektroniczny pozwala na odtworzenie na żądanie organów podatkowych formy papierowej w jej oryginalnej postaci".

 

Top