• 25 czerwca 2022

Rząd umożliwi wystawianie e-faktur strukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. E-faktury ustrukturyzowane będą tylko jedną z opcji. Oznacza to, że będzie można albo nadal wystawiać faktury papierowe, albo nadal wykorzystywać e-faktury w obrocie gospodarczym. Krajowy System e-Faktur, zdaniem Ministerstwa Finansów, nie tylko uszczelni system podatkowy w Polsce, ale także poprawi warunki prowadzenia działalności gospodarczej oraz zwiększy bezpieczeństwo transakcji handlowych. E-faktury ustrukturyzowane oferują wiele korzyści i będą wykorzystywane do automatyzacji fakturowania i księgowości. Jakie korzyści dla przedsiębiorców przyniesie Ogólnopolski System e-Faktur?

Czym charakteryzują się e-faktury i jakie są ich zastosowania?

E-faktury, czyli faktury elektroniczne, jak sama nazwa wskazuje, są tworzone elektronicznie i przesyłane do kontrahenta. Są w zasadzie tożsame z tradycyjnymi fakturami w formie papierowej, z wyjątkiem sposobu ich wystawiania i przesyłania. W polskim prawie podatkowym nie ma odrębnych regulacji odnoszących się do faktur elektronicznych. W związku z tym do faktur elektronicznych należy stosować art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Ustawa o podatku od towarów i usług (106e) określa elementy, które powinna zawierać faktura, w tym e-faktura.

Bez względu na to, czy faktura jest drukowana czy elektroniczna, powinna zawierać:

Jakie elementy powinna zawierać refaktura?

  • Data wystawienia
  • Kolejny numer, który jest nadawany w jednej lub kilku seriach w celu jednoznacznej identyfikacji faktury.
  • Imiona i nazwiska lub nazwy podatników lub nabywców towarów i usług oraz ich adresy
  • Numer używany do identyfikacji podatnika do celów podatkowych. Zob. pkt 24 lit. a).
  • Numer osoby, która nabyła towary lub usługi, jest wykorzystywany do identyfikacji podatnika lub podatnika podatku od wartości dodanej oraz data otrzymania przez niego towarów lub usług, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b).
  • Data zakończenia lub wykonania dostawy towarów i świadczenia usług lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4. Data ta musi być określona i może różnić się od daty faktury.
  • Nazwa (rodzaj) towarów lub usług
  • Miara i ilość (liczba dostarczonych towarów) lub zakres świadczonych usług
  • Cena jednostkowa towarów i usług pomniejszona o kwotę podatku (cena netto);
  • Kwota wszelkich obniżek cen lub rabatów, w tym rabatów za wcześniejszą płatność, które nie są uwzględnione w tej cenie jednostkowej netto.
  • Transakcja obejmuje wartość dostarczonych towarów lub usług, ale nie obejmuje kwoty podatku (wartość sprzedaży netto).
  • Stawka podatku
  • Suma wartości sprzedaży netto podzielona na sprzedaż zwolnioną od podatku i objętą podatkiem od sprzedaży
  • Kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto w podziale na kwoty związane z poszczególnymi stawkami podatkowymi.
  • Suma należności.

Jaka jest różnica między fakturą elektroniczną ustrukturyzowaną a zwykłym rachunkiem elektronicznym?

Zdarza się, że termin e-faktura strukturyzowana jest mylony z elektronicznym rachunkiem. Dokumenty te nie są jednak dokładnie takie same. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to plik elektroniczny (XML) o jasno określonej i znormalizowanej strukturze. Nabywca może go wtedy otrzymać i automatycznie przetworzyć.

Faktura elektroniczna, zwana zwykłą e-fakturą, to faktura w formacie elektronicznym. Zazwyczaj ma ona format PDF i znajduje się w obiegu gospodarczym. Dokument ten może zostać przesłany drogą elektroniczną do kontrahenta. E-faktura strukturalna jest specjalnym rodzajem e-faktury.

E-faktura ustrukturyzowana a zwykła faktura - odczytywanie danych

Dane ze zwykłej e-faktury można odczytać samodzielnie lub za pomocą nowoczesnych narzędzi OCR (Optical Character Recognition). Należy pamiętać, że optyczne rozpoznawanie znaków może być czasem niedokładne. W związku z tym konieczne jest potwierdzenie i sprawdzenie zgodności danych z faktury z danymi OCR. Ustrukturyzowana e-faktura automatycznie odbiera dane bez konieczności czytania dokumentu lub używania OCR.

Ogólnopolski system e-faktur

Jedną ze zmian w uszczelnieniu systemu VAT jest możliwość wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur jako formy dokumentowania transakcji sprzedaży. Obecnie w obrocie gospodarczym dopuszczalne są zarówno e-faktury, jak i tradycyjne faktury papierowe. Ustrukturyzowane e-faktury będą wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem centralnej bazy danych e-faktur (tj. Krajowego Systemu e-Faktur, (KSeF).

Ustrukturyzowane e-faktury mają uprościć system kontroli rozliczeń organów podatkowych i zwiększyć dochody państwa poprzez wykrywanie oszustw podatkowych i nieprawidłowości.

E-faktury ustrukturyzowane ułatwią prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce?
Dystrybucja e-faktur ustrukturyzowanych wiąże się również z automatyzacją fakturowania i odczytywania danych. Ułatwi to nie tylko rozliczenia między przedsiębiorcami, ale także księgowanie faktur. Automatyzacja procesów księgowych to dobry krok w dobrym kierunku. Dzięki uporządkowanym e-fakturom księgowi będą mogli zaoszczędzić czas i ograniczyć błędy przy przenoszeniu danych z faktur do programów księgowych. Na stronie https://www.gov.pl/web/kas/e-faktura-ulatwi-prowadzenie-biznesu ustawodawcy wymieniają szereg zalet proponowanych rozwiązań w zakresie wprowadzenia ustrukturyzowanych e-faktur.

Chcemy uprościć proces wystawiania faktur i ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej dzięki strukturze e-faktur. Jest to szczególnie ważne w czasach pandemii.
Tadeusz Kościański, Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej

Ogólnopolski System e-Faktur to szereg korzyści dla przedsiębiorców. Więcej na ten temat można dowiedzieć się na stronie Ministerstwa Finansów.
Podatnik ma pewność, że dzięki e-fakturze faktura dotarła do kontrahenta
Podatnik będzie miał możliwość każdorazowego wglądu w jej treść. e-faktury nie zgubią się ani nie ulegną zniszczeniu.
e-faktura może być przeglądana w sposób łatwy i przejrzysty.
Dla tych, którzy będą wystawiać faktury elektroniczne, czas na zwrot VAT ma zostać skrócony z 60 do 40 dni kalendarzowych.
Planowane jest również zwolnienie podatników wykorzystujących ustrukturyzowane e-faktury w obrocie gospodarczym z obowiązku ich przechowywania i archiwizowania.

Jesteśmy czwartym krajem Unii Europejskiej, który wdroży e-fakturę. Pod koniec 2021 roku będzie ono fakultatywne, a od 2023 roku obowiązkowe. E-fakturowanie daje wiele korzyści dla przedsiębiorców. E-fakturowanie pozwala na szybsze i bezpieczniejsze rozliczenia handlowe między firmami. Poprawia również płynność finansową. Przedsiębiorcy wystawiający e-faktury będą mogli otrzymać zwrot podatku VAT w ciągu 40 dni, a nie jak dotychczas 60.

Polscy przedsiębiorcy mają już dostęp do e-faktur. To stawia nas w gronie europejskich liderów nowoczesnych rozwiązań dla firm. Ważne jest to, że nie eksperymentujemy. Opieramy się na doświadczeniach w stosowaniu tego rozwiązania w Hiszpanii Portugalii i Włoszech. We wdrażaniu e-faktur wyprzedzimy Francję. Będą one dostępne dla przedsiębiorców dopiero w 2023 roku.

Choć wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści, pozwoli na automatyzację procesów fakturowania i księgowania. Przedsiębiorcy i księgowi będą jednak musieli mieć świadomość, że nowe rozwiązania mogą nieść ze sobą również nowe obowiązki i dodatkowe koszty. Chodzi tu między innymi o konieczność wdrożenia przez księgowych i przedsiębiorców niezbędnych procedur. Wdrożenie nowych rozwiązań wymaga czasu, pieniędzy i wysiłku. Tymczasem ustawodawca w związku z kryzysem gospodarczym wprowadził w ostatnich miesiącach wiele zmian i dodał obowiązków administracyjnych. Wszystko to ma przyczynić się do uszczelnienia systemu podatkowego, zwiększenia wpływów do budżetu państwa, a także zobligować przedsiębiorców i dostawców oprogramowania do żmudnego, kosztownego wdrażania kolejnych zmian.

Top