Ustrukturyzowana e-faktura - Krajowy system e-faktur

Rząd umożliwi wystawianie e-faktur strukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. E-faktury ustrukturyzowane będą tylko jedną z opcji. Oznacza to, że będzie można albo nadal wystawiać faktury papierowe, albo nadal wykorzystywać e-faktury w obrocie gospodarczym. Krajowy System e-Faktur, zdaniem Ministerstwa Finansów, nie tylko uszczelni system podatkowy w Polsce, ale także poprawi warunki prowadzenia działalności gospodarczej oraz zwiększy bezpieczeństwo transakcji handlowych. E-faktury ustrukturyzowane oferują wiele korzyści i będą wykorzystywane do automatyzacji fakturowania i księgowości. Jakie korzyści dla przedsiębiorców przyniesie Ogólnopolski System e-Faktur?

Czym charakteryzują się e-faktury i jakie są ich zastosowania?

E-faktury, czyli faktury elektroniczne, jak sama nazwa wskazuje, są tworzone elektronicznie i przesyłane do kontrahenta. Są w zasadzie tożsame z tradycyjnymi fakturami w formie papierowej, z wyjątkiem sposobu ich wystawiania i przesyłania. W polskim prawie podatkowym nie ma odrębnych regulacji odnoszących się do faktur elektronicznych. W związku z tym do faktur elektronicznych należy stosować art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Ustawa o podatku od towarów i usług (106e) określa elementy, które powinna zawierać faktura, w tym e-faktura.

Bez względu na to, czy faktura jest drukowana czy elektroniczna, powinna zawierać:

Jakie elementy powinna zawierać refaktura?

Data wystawienia
Kolejny numer, który jest nadawany w jednej lub kilku seriach w celu jednoznacznej identyfikacji faktury.
Imiona i nazwiska lub nazwy podatników lub nabywców towarów i usług oraz ich adresy
Numer używany do identyfikacji podatnika do celów podatkowych. Zob. pkt 24 lit. a).
Numer osoby, która nabyła towary lub usługi, jest wykorzystywany do identyfikacji podatnika lub podatnika podatku od wartości dodanej oraz data otrzymania przez niego towarów lub usług, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b).
Data zakończenia lub wykonania dostawy towarów i świadczenia usług lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4. Data ta musi być określona i może różnić się od daty faktury.
Nazwa (rodzaj) towarów lub usług
Miara i ilość (liczba dostarczonych towarów) lub zakres świadczonych usług
Cena jednostkowa towarów i usług pomniejszona o kwotę podatku (cena netto);
Kwota wszelkich obniżek cen lub rabatów, w tym rabatów za wcześniejszą płatność, które nie są uwzględnione w tej cenie jednostkowej netto.
Transakcja obejmuje wartość dostarczonych towarów lub usług, ale nie obejmuje kwoty podatku (wartość sprzedaży netto).
Stawka podatku
Suma wartości sprzedaży netto podzielona na sprzedaż zwolnioną od podatku i objętą podatkiem od sprzedaży
Kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto w podziale na kwoty związane z poszczególnymi stawkami podatkowymi.
Suma należności.

Jaka jest różnica między fakturą elektroniczną ustrukturyzowaną a zwykłym rachunkiem elektronicznym?

Zdarza się, że termin e-faktura strukturyzowana jest mylony z elektronicznym rachunkiem. Dokumenty te nie są jednak dokładnie takie same. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to plik elektroniczny (XML) o jasno określonej i znormalizowanej strukturze. Nabywca może go wtedy otrzymać i automatycznie przetworzyć.

Faktura elektroniczna, zwana zwykłą e-fakturą, to faktura w formacie elektronicznym. Zazwyczaj ma ona format PDF i znajduje się w obiegu gospodarczym. Dokument ten może zostać przesłany drogą elektroniczną do kontrahenta. E-faktura strukturalna jest specjalnym rodzajem e-faktury.

E-faktura ustrukturyzowana a zwykła faktura - odczytywanie danych

Dane ze zwykłej e-faktury można odczytać samodzielnie lub za pomocą nowoczesnych narzędzi OCR (Optical Character Recognition). Należy pamiętać, że optyczne rozpoznawanie znaków może być czasem niedokładne. W związku z tym konieczne jest potwierdzenie i sprawdzenie zgodności danych z faktury z danymi OCR. Ustrukturyzowana e-faktura automatycznie odbiera dane bez konieczności czytania dokumentu lub używania OCR.

Ogólnopolski system e-faktur

Jedną ze zmian w uszczelnieniu systemu VAT jest możliwość wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur jako formy dokumentowania transakcji sprzedaży. Obecnie w obrocie gospodarczym dopuszczalne są zarówno e-faktury, jak i tradycyjne faktury papierowe. Ustrukturyzowane e-faktury będą wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem centralnej bazy danych e-faktur (tj. Krajowego Systemu e-Faktur, (KSeF).

Ustrukturyzowane e-faktury mają uprościć system kontroli rozliczeń organów podatkowych i zwiększyć dochody państwa poprzez wykrywanie oszustw podatkowych i nieprawidłowości.

E-faktury ustrukturyzowane ułatwią prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce?
Dystrybucja e-faktur ustrukturyzowanych wiąże się również z automatyzacją fakturowania i odczytywania danych. Ułatwi to nie tylko rozliczenia między przedsiębiorcami, ale także księgowanie faktur. Automatyzacja procesów księgowych to dobry krok w dobrym kierunku. Dzięki uporządkowanym e-fakturom księgowi będą mogli zaoszczędzić czas i ograniczyć błędy przy przenoszeniu danych z faktur do programów księgowych. Na stronie https://www.gov.pl/web/kas/e-faktura-ulatwi-prowadzenie-biznesu ustawodawcy wymieniają szereg zalet proponowanych rozwiązań w zakresie wprowadzenia ustrukturyzowanych e-faktur.

Chcemy uprościć proces wystawiania faktur i ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej dzięki strukturze e-faktur. Jest to szczególnie ważne w czasach pandemii.
Tadeusz Kościański, Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej

Ogólnopolski System e-Faktur to szereg korzyści dla przedsiębiorców. Więcej na ten temat można dowiedzieć się na stronie Ministerstwa Finansów.
Podatnik ma pewność, że dzięki e-fakturze faktura dotarła do kontrahenta
Podatnik będzie miał możliwość każdorazowego wglądu w jej treść. e-faktury nie zgubią się ani nie ulegną zniszczeniu.
e-faktura może być przeglądana w sposób łatwy i przejrzysty.
Dla tych, którzy będą wystawiać faktury elektroniczne, czas na zwrot VAT ma zostać skrócony z 60 do 40 dni kalendarzowych.
Planowane jest również zwolnienie podatników wykorzystujących ustrukturyzowane e-faktury w obrocie gospodarczym z obowiązku ich przechowywania i archiwizowania.

Jesteśmy czwartym krajem Unii Europejskiej, który wdroży e-fakturę. Pod koniec 2021 roku będzie ono fakultatywne, a od 2023 roku obowiązkowe. E-fakturowanie daje wiele korzyści dla przedsiębiorców. E-fakturowanie pozwala na szybsze i bezpieczniejsze rozliczenia handlowe między firmami. Poprawia również płynność finansową. Przedsiębiorcy wystawiający e-faktury będą mogli otrzymać zwrot podatku VAT w ciągu 40 dni, a nie jak dotychczas 60.

Polscy przedsiębiorcy mają już dostęp do e-faktur. To stawia nas w gronie europejskich liderów nowoczesnych rozwiązań dla firm. Ważne jest to, że nie eksperymentujemy. Opieramy się na doświadczeniach w stosowaniu tego rozwiązania w Hiszpanii Portugalii i Włoszech. We wdrażaniu e-faktur wyprzedzimy Francję. Będą one dostępne dla przedsiębiorców dopiero w 2023 roku.

Choć wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści, pozwoli na automatyzację procesów fakturowania i księgowania. Przedsiębiorcy i księgowi będą jednak musieli mieć świadomość, że nowe rozwiązania mogą nieść ze sobą również nowe obowiązki i dodatkowe koszty. Chodzi tu między innymi o konieczność wdrożenia przez księgowych i przedsiębiorców niezbędnych procedur. Wdrożenie nowych rozwiązań wymaga czasu, pieniędzy i wysiłku. Tymczasem ustawodawca w związku z kryzysem gospodarczym wprowadził w ostatnich miesiącach wiele zmian i dodał obowiązków administracyjnych. Wszystko to ma przyczynić się do uszczelnienia systemu podatkowego, zwiększenia wpływów do budżetu państwa, a także zobligować przedsiębiorców i dostawców oprogramowania do żmudnego, kosztownego wdrażania kolejnych zmian.