• 4 marca 2024

Obecnie tak zwane faktury ustrukturyzowane nie są obowiązkowe, lecz niebawem będą one obligatoryjne. Dlatego warto wiedzieć w jaki sposób działa krajowy system e-faktur oraz jakie przynosi on korzyści.

KSeF - specyfikacja interfejsu

Ksef jest centralną bazą faktur. Zatem jest to specjalny system teleinformatyczny, który administruje krajowa administracja Skarbowa. Umożliwia on wystawianie oraz odbieranie faktur w formie elektronicznej. Nie dotyczy to jednak funkcjonujących w obrocie faktur elektronicznych, tylko tak zwanych faktur ustrukturyzowanych. Jest to nowy typ faktur, funkcjonujący w obrocie gospodarczym od 1stycznia 2022 rok. Jego wprowadzenie wiąże się z poszerzeniem zmian podatkowych. Aktualnie korzystanie z krajowego systemu faktur i jest Wypełnij dobrowolne. Jednak zgodnie z stanowiskiem Ministerstwa Finansów – system stanie się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów, jakie wystawiają faktury. Ministerstwo otrzymało stosowną zgodę Komisji Europejskiej. Należy zaznaczyć również, że Krajowy System faktur nie jest równoważny z platformą elektronicznego fakturowania, Jaka jest wykorzystywana przez urzędy oraz firmy, które realizują zamówienia publiczne. Systemy te mają wspólne cechy, jednak są niezależne od siebie. Krajowy System faktur umożliwia wystawienie faktury ustrukturyzowanej, która zyska format XML. Dodatkowo system jest w stanie zweryfikować czy wystawiony dokument Zgadza się ze standardem. Jeżeli wszystko będzie zgodnie z założeniami wówczas faktura uzyskuje unikalny numer, natomiast wystawca otrzymuje specjalne urzędowe poświadczenie odbioru. Jednak zgodnie z ustawą o VAT wystawiona faktura ustrukturyzowana z wykorzystaniem krajowego systemu e-faktur obliguje do akceptacji odbiorcy faktury. Przepisy jednak nie precyzują jako odbiorca ma wyrazić zgodę i jak cept rację wobec faktury.

Jak uzyskać dostęp do ksef?

Z krajowego systemu e-faktur korzystać mogą czynni podatnicy VAT, lecz również przedsiębiorcy którzy są zwolnieni z VAT. Dodatkowo system dostępny jest dla podatników zidentyfikowanych w Polsce. Natomiast nie ma żadnych ograniczeń w dostępie w zakresie branży firmy lub też jej wielkości obrotu. Zgodnie z definicją faktura ustrukturyzowana jest wystawiona z wykorzystaniem krajowego systemu e-faktur, a także posiada specjalny przydzielony numer identyfikacyjny. Dokument zostaje wystawiony w formacie XML oraz jest zgodny z logiczną strukturą e-faktury fa1. System jest niewątpliwie dużym ułatwieniem zwłaszcza dla organów skarbowych oraz doskonałym narzędziem w celu przeciwdziałania nieprawidłowością w zakresie odbioru podatków. Zgodnie z zapowiedziami resortu finansów system umożliwia szybsze oraz sprawniejsze identyfikowanie oszustw podatkowych. Rozwiązanie to jednak jest również korzystne dla samych podatników. Przyspieszy to i ułatwi obrót pomiędzy przedsiębiorcami. Wynika to z faktu że faktury ustrukturyzowane tworzone są zgodnie z jednolitym wzorem, przez co od razu trafiają do kontrahenta.

W praktyce Krajowy System e-faktur funkcjonuje już od pierwszego stycznia, jednak nie wciąż nie jest on Powszechny rozwiązaniem. Zarówno rodzaje uprawnień względem korzystania z krajowego systemu e-faktur, jak też sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień oraz sposoby uwierzytelniania podmiotów i ich dane regulowane są przez Rozporządzenie Ministra Finansów. Z systemu korzystać może podatnik oraz wszystkie osoby przez niego upoważnionej. Istnieje kilka rodzajów uprawnień, między innymi uprawnienia do wystawienia lub odbioru faktur, samofakturowania, nadawanie dalszych uprawnień, a także uprawnienia komornicze. Aby móc skorzystać z systemu konieczne jest uwierzytelnienie przez kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, token.

Logowanie

Jak zalogować się do ksef?

Krajowy System e-faktur to system teleinformatyczny pozwalający na wystawianie, udostępnianie oraz przechowywanie faktur. Co więcej Dzięki systemowi istnieje możliwość przesłania e-faktury bez konieczności dodatkowego logowania się do systemów rządowych. Jest to gwarancja bieżącej aktualizacji zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów. Dodatkowo liczyć można na automatyczną weryfikację danych na fakturze, co sprawia, że minimalizuje się do zera możliwość wystąpienia błędów. Dodatkowo przedsiębiorcy i firmy mogą liczyć na szybszy zwrot VAT już w 40 dni, a nie jak dotychczas w 60 dni. Nie trzeba także wystawiać duplikatu faktury, ani również archiwizować faktur samodzielnie, co jest dużym ułatwieniem dla firm, które charakteryzują się, ani również archiwizować faktur samodzielnie, co jest dużym ułatwieniem dla firm, które charakteryzują się wysokim obrotem. 

Top