- 25 kwietnia 2024
Z ostatniej chwili
Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie ksef) jest obecnie dobrowolne, jednak od 2023 roku stanie się obowiązkowe. Przedsiębiorcy, którzy dziś korzystają z tego systemu, mogą liczyć na różnego rodzaju benefity podatkowe. Czym dokładnie jest Krajowy System e-Faktur i jak do niego przystąpić?
Schemat działania ksef nie jest skomplikowany, jednak podatnicy, którzy z niego korzystają, muszą pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Krajowy System e-Faktur jest zintegrowany z systemem finansowo-księgowym, w którym podatnik prowadzi księgi rachunkowe i podatkowe. Za pomocą ksef można wystawić fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML, która - po spełnieniu wszelkich standardów - otrzymuje odpowiedni, unikalny numer. Wystawca natomiast otrzymuje urzędowe potwierdzenie odbioru. Co istotne, przedsiębiorca musi wystawić fakturę właśnie w ksef, a nie w swoim systemie księgowym. W przeciwnym razie (uprzednie wystawienie faktury w systemie, a następnie wprowadzenie jej do ksef) będzie zobowiązany podwójnie rozliczyć VAT, bowiem w obiegu będą funkcjonowały aż 2 faktury zamiast jednej. Datą wystawienia e-faktury ustrukturyzowanej jest dzień wprowadzenia jej do systemu, zaś datą otrzymania – dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego. Odbiorca faktury otrzymuje do niej dostęp poprzez podanie określonych danych tej faktury. Przepisy nie precyzują, czy odbiorca ma obowiązek uznać fakturę wystawioną w ksef. Teoretycznie, na dzień dzisiejszy, nie musi tego robić, jednak w momencie, gdy korzystanie z systemu stanie się obowiązkiem, odbiorcy najprawdopodobniej będą musieli uznawać faktury wystawione w ksef. Natomiast obecnie wystawca musi dostarczyć odbiorcy fakturę w innej formie (na przykład elektronicznej), jeśli ten nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur poprzez ksef.
Przystąpić do ksef mogą zarówno czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy, którzy na mocy przepisów korzystają ze zwolnienie z podatku VAT. Nie ma znaczenia, w jakiej dokładnie branży działają czy jakie obroty generują. System dostępny jest zarówno dla dużych korporacji, jak i małych, lokalnie działających firm. Samo przystąpienie do systemu jest stosunkowo proste, jednak wymaga uwierzytelnienia. Podatnik musi skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego bądź tokena. Co do zasady, do systemu można przystąpić w każdym momencie - obecnie przedsiębiorcy mogą to zrobić dobrowolnie, jednak najprawdopodobniej od 2023 roku będą mieli obowiązek zarejestrowania się w Krajowym Systemie e-Faktur. W 2022 roku podatnicy, którzy korzystają z ksef, mogą liczyć na różnego rodzaju benefity podatkowe czy skarbowe. Niemniej jednak należy mieć świadomość, że przysługują one wyłącznie przedsiębiorcom, którzy regularnie wystawiają faktury poprzez system.
Sprawdź także: Jaki program do fakturowania wybrać?
Podatnicy często nie wiedzą, jak właściwie korzystać z ksef, choć sama obsługa programu nie jest szczególnie wymagająca. Otóż fakturę w systemie można wystawić w dowolnym momencie - zostaje ona automatycznie zarejestrowana i udostępniona nabywcy. Ponadto, w każdej chwili podatnik może przystąpić do ksef, nawet w trakcie trwania miesiąca - najczęściej jednak przedsiębiorcy decydują się na rozpoczęcie pracy z ksef na początku nowego miesiąca, tak aby zachować ciągłość fakturowania w konkretnym programie. Władza, aby zachęcić podatników do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, przewidziała różnego rodzaju benefity. Najważniejszym z nich jest skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni. Podatnicy nie muszą wysyłać na żądanie organów skarbowych plików JPK_FA, gdyż niezbędne dane znajdują się w systemie. Przedsiębiorcy nie martwią się, że ich faktura ulegnie zniszczeniu, nie będą też musieli archiwizować dokumentacji w formie papierowej, gdyż obowiązek ten przejmie system. W ksef faktury będą dostępne przez 10 lat. Korzystanie z ksef ma przynieść korzyści nie tylko podatnikom, lecz również organom skarbowym, które uzyskają kontrolę nad wystawianymi fakturami i rozliczeniami podatku VAT, których należy dokonać po przeprowadzeniu transakcji. Na dzień dzisiejszy trudno określić, kiedy korzystanie z ksef stanie się obowiązkowe - przewiduje się, że będzie do II kwartał 2023, choć nie podano na ten temat szczegółowych informacji. Podatnicy już dziś mogą zapoznać się z funkcjonalnością systemu, tak aby łatwiej było im korzystać z niego, gdy stanie się to obowiązkiem.
