Co powinieneś wiedzieć o Krajowym Systemie e-Fakturowania?

Z dniem 1 stycznia 2022 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 1 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz o wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur. Sprawdź poniższy artykuł, aby dowiedzieć się więcej o KSEF.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur jest zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej oraz administratora danych w nim zawartych.

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym, który służy do:

nadawania, zmiany lub cofania prawa do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
powiadamiania właściwych podmiotów o przyznanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktura lub o ich cofnięciu;
uwierzytelnianie i weryfikacja uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
Wystawianie faktur strukturalnych
Dostęp do faktur ustrukturyzowanych
Odbiór faktur strukturyzowanych
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
Faktury powinny być oznaczone numerem identyfikacyjnym Krajowego Systemu e-Faktur
Analiza i kontrola poprawności danych faktur ustrukturyzowanych;
Powiadamianie o dacie i godzinie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz o numerze identyfikacyjnym faktury ustrukturyzowanej nadanym przez Krajowy System e-Faktur
Powiadomienie o dacie, godzinie i przyczynie jego nadania. Powiadomienie o dacie, godzinie i przyczynie odrzucenia faktury, jeśli nie jest ona zgodna ze wzorem.
Powiadomienie o braku możliwości wystawienia rachunku ustrukturyzowanego - w przypadku nieistnienia Krajowego Systemu e-Faktur;
Powiadomienie podmiotów niewymienionych w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Krajowy System e-Faktur (NSee) i przechowywanie dokumentów

Faktury strukturalne będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur do końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione.

Podatnik jest zobowiązany do przechowywania faktur ustrukturyzowanych poza Krajowym Systemem e-Faktur po upływie terminu ważności okresu przechowywania faktur. Będzie to trwało do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co warto wiedzieć o fakturowaniu strukturyzowanym?

Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane i odbierane przez Krajowy System e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego. Mają one postać elektroniczną i odpowiadają wzorowi dokumentu elektronicznego zgodnie z ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania z zakresu administracji rządowej.

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawione za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur z numerem identyfikującym fakturę.
Dostęp do faktury ustrukturyzowanej i jej odbiór jest możliwy za pomocą odpowiedniego oprogramowania interfejsowego. Dostęp do niego możliwy jest poprzez stronę internetową, której adres znajduje się w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Odbiór faktury ustrukturyzowanej za pomocą Krajowego Systemu e-Fakturowania wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jeżeli odbiorca faktury odmówi wyrażenia zgody, faktura ustrukturyzowana może zostać przesłana do podmiotu w formie, na którą wyraził zgodę.

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej można uzyskać po podaniu odpowiednich danych do faktury.

Za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uważa się datę przekazania jej do Krajowego Systemu e-Faktur.
Krajowy System e-Faktur uznaje fakturę ustrukturyzowaną za otrzymaną w dniu nadania jej numeru identyfikującego w tym systemie.

Kto może korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur może być wykorzystywany przez:

podatnika;
podmioty wskazane przez podatnika
Ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji z dnia 17. czerwca 1966 r. określa organy egzekucyjne;
Komornicy sądowi są urzędnikami sądowymi, którzy wykonują czynności egzekucyjne w zakresie określonym w Kodeksie postępowania cywilnego.
Osoby fizyczne określone przez podmioty, organy egzekucyjne i komorników
Obwieszczenie o przyznaniu lub rezygnacji z prawa do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest przeznaczone dla osób fizycznych, które zostały wskazane w obwieszczeniu. Zawiadomienie to dotyczy podatników lub podmiotów, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, które przyznały to prawo.
W przypadku nadania uprawnień osobom fizycznym, możliwe jest wskazanie innych podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur.

Czy wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest obowiązkowe

Zgodnie z informacjami zawartymi na stronie rządowej podatnicy mogą przystąpić do KPSEF według własnego uznania. Jednak system ten będzie obowiązkowy od 2023 roku.