E-faktury - Zakres informacji, które powinien zawierać rachunek strukturyzowany

W nowym roku nadchodzi wiele zmian w obszarach dokumentacji podatkowej i sprzedażowej. Choć Krajowy System e-Faktur funkcjonował od 1 stycznia 2022 roku, to dopiero w 2023 roku będzie trzeba obowiązkowo z niego korzystać. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest e-faktura oraz jakie informacje i elementy powinna zawierać.

Wprowadzenie do e-fakturowania

Nowe przepisy dotyczące fakturowania to rewolucja. Znowelizowana ustawa o VAT pozwala na wdrożenie ogólnopolskiego systemu gromadzenia wszystkich faktur wystawianych w Polsce przez przedsiębiorców. Faktury elektroniczne nie odnoszą się do zwykłych faktur PDF, które są dziś powszechnie stosowane.

System faktur elektronicznych opiera się na wprowadzeniu faktur elektronicznych w formie faktur ustrukturyzowanych. Będą one tworzone zgodnie z obowiązującymi w ministerstwie standardami. Takie ujednolicone faktury będą przesyłane do nabywcy oraz na serwer KSeF, jeśli nabywca je udostępnił. Dokumenty te będą mogły być również w sposób zautomatyzowany włączone do procedur księgowych obu stron transakcji.

Zgodnie z nowymi przepisami KSeF powstał z dniem 1 stycznia 2022 roku. Wdrożenie systemu w pierwszym roku jest jednak dobrowolne. Wszystkie firmy będą zobowiązane do korzystania z systemu od 1 stycznia 2023 roku.
Krajowy System e-Faktur
Wszystkie faktury wystawiane przez przedsiębiorców są gromadzone przez Krajowy System e-Faktur. Każda faktura wystawiona w Polsce w 2023 roku będzie wystawiana wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem rządowej platformy KSeF. Faktura elektroniczna trafi na serwer Ministerstwa Finansów i będzie mogła być pobrana przez kontrahenta. Każdy przedsiębiorca będzie mógł założyć konto w systemie faktur elektronicznych. Konto to będzie służyło do wystawiania e-faktur oraz do pobierania faktur od kontrahentów. Dostęp do konta może być umożliwiony poprzez użycie podpisu elektronicznego, lub konta ePUAP w celu weryfikacji tożsamości.

Kiedy będzie dostępny system E-faktur?

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, właściciel firmy automatycznie otrzyma prawo do wystawiania i otrzymywania faktur. Przedsiębiorca może upoważnić inne osoby (np. Pracownicy biura rachunkowego mogą przeglądać lub wystawiać faktury. Do e-fakturowania wymagana będzie integracja istniejącego systemu księgowego z krajowym systemem e-fakturowania. Procedury te będą musiały zostać wdrożone przez firmy przed końcem 2022 roku. Wszystkie firmy będą musiały wystawiać i otrzymywać faktury za pośrednictwem platformy rządowej od 1 stycznia 2023 roku.

e-faktury - elementy

Zakres obowiązkowych danych na fakturach wystawianych przez KSeF nie zmienia się wraz z wprowadzeniem e-faktur. Art. Faktura powinna zawierać co najmniej:

Data wystawienia
Numer kolejny, który może być nadany w jednej lub kilku seriach i który jednoznacznie identyfikuje fakturę;
Imiona i nazwiska zarówno podatnika, jak i nabywcy towarów i usług oraz ich adresy.
Numer używany do identyfikacji podatnika;
Numer osoby, która nabyła towary lub usługi, jest wykorzystywany do identyfikacji podatnika lub płatnika podatku od wartości dodanej oraz data otrzymania przez niego towarów/usług.
Data zakończenia lub wykonania dostawy towarów i świadczenia usług lub data otrzymania zapłaty, jeżeli jest ona określona i różni się od daty faktury.
Nazwa (rodzaj) towarów/usług;
Pomiar i ilość (liczba towarów lub usług).
Cena jednostkowa towarów i usług bez podatku (cena netto);
Kwota wszelkich obniżek cen lub rabatów, w tym rabatów za wczesną płatność, które nie są zawarte w cenie jednostkowej netto
Wartość sprzedaży netto transakcji (lub wartość dostarczonych towarów lub usług) jest mniejsza niż kwota podatku.
Stawka podatku
Suma wartości sprzedaży netto w podziale na sprzedaż opodatkowaną poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku;
Podatek należny od sprzedaży netto w podziale na kwoty związane z poszczególnymi stawkami podatkowymi.
Suma należności.

Zakres struktury e-faktury, która pojawi się na platformie KSeF ma bardziej złożoną strukturę. Na stronie Ministerstwa znajduje się link - Struktura logiczna dla e-faktury. Będzie ona dostępna od stycznia 2022 roku. Ministerstwo Finansów intensywnie pracuje nad tym, aby Polska otrzymała zwolnienie z obowiązku podawania wymaganych danych. Podatnicy mogą wnioskować o dodatkowe informacje, takie jak:

Numer EORI (zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy);
Adres e-mail sprzedającego/kupującego
Numer telefonu (sprzedawcy/nabywcy);
Numer dokumentu WZ przypisany do faktury
Rodzaj transportu użytego do dostarczenia towaru
Dane identyfikacyjne przewoźnika
Data i godzina rozpoczęcia transportu;
adres miejsca wysyłki;
numer jednostki handlu światowego
Symbol Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług.
Symbol Nomenklatury Scalonej;
Rodzaj korekty, która została wprowadzona do ewidencji
Numer identyfikujący fakturę korygowaną w Krajowym Systemie e-Faktur. (KSeF).

Zmiany w fakturowaniu

Fakturowanie zostało ułatwione dzięki zmianom w KSeF, które weszły w życie od stycznia 2022 roku. Odpowiednio:

W przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału faktury, "Duplikat" nie jest już potrzebny.

Nie ma obowiązku umieszczania na rachunku korygującym słów "Faktura korygująca"/"Korekta" ani wskazywania przyczyny korekty.

Możliwe jest wystawienie zbiorczej korekty w odniesieniu do poszczególnych pozycji faktury.

Możliwe jest wystawienie faktury nie wcześniej niż 60. (zamiast dotychczasowych 30. dni) przed dostawą towaru/wykonaniem usługi. Faktura może być również wystawiona na 60. dzień przed odbiorem, przed dostawą towaru/wykonaniem usługi.

Zalety e-fakturowania

Głównym celem wprowadzenia faktur elektronicznych jest usprawnienie systemu podatkowego. Nowy system ma uprościć wykrywanie i kontrolę oszustw podatkowych. Ministerstwo Finansów stwierdziło, że system oferuje wiele korzyści dla podatników. Według ministerstwa, faktury w rządowej bazie danych nie zostaną zniszczone, więc duplikaty nie są konieczne. Podatnicy nie są zobowiązani do przechowywania faktur, ponieważ będą one przechowywane na serwerach ministerstwa przez okres 10 lat. Nowe przepisy obejmują skrócenie okresu zwrotu podatku VAT za faktury elektroniczne, aby zachęcić do ich wczesnego stosowania. Został on skrócony z 60 dni do 40 dni.

Załączona faktura o strukturze XML jest dołączona do pliku z fakturą. Chociaż po pobraniu wygląda ona dla użytkownika jak plik PDF, plik ten w rzeczywistości zawiera ustrukturyzowany format XML, który umożliwia elektroniczne przesyłanie danych zgodnie ze standardem KSeF. Po wygenerowaniu faktury można ją następnie przesłać za pomocą KSeF (opcja w styczniu 2022).