W nowym roku nadchodzi wiele zmian w obszarach dokumentacji podatkowej i sprzedażowej. Choć Krajowy System e-Faktur funkcjonował od 1 stycznia 2022 roku, to dopiero w 2023 roku będzie trzeba obowiązkowo z niego korzystać. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest e-faktura oraz jakie informacje i elementy powinna zawierać.
Nowe przepisy dotyczące fakturowania to rewolucja. Znowelizowana ustawa o VAT pozwala na wdrożenie ogólnopolskiego systemu gromadzenia wszystkich faktur wystawianych w Polsce przez przedsiębiorców. Faktury elektroniczne nie odnoszą się do zwykłych faktur PDF, które są dziś powszechnie stosowane.
System faktur elektronicznych opiera się na wprowadzeniu faktur elektronicznych w formie faktur ustrukturyzowanych. Będą one tworzone zgodnie z obowiązującymi w ministerstwie standardami. Takie ujednolicone faktury będą przesyłane do nabywcy oraz na serwer KSeF, jeśli nabywca je udostępnił. Dokumenty te będą mogły być również w sposób zautomatyzowany włączone do procedur księgowych obu stron transakcji.
Zgodnie z nowymi przepisami KSeF powstał z dniem 1 stycznia 2022 roku. Wdrożenie systemu w pierwszym roku jest jednak dobrowolne. Wszystkie firmy będą zobowiązane do korzystania z systemu od 1 stycznia 2023 roku.
Krajowy System e-Faktur
Wszystkie faktury wystawiane przez przedsiębiorców są gromadzone przez Krajowy System e-Faktur. Każda faktura wystawiona w Polsce w 2023 roku będzie wystawiana wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem rządowej platformy KSeF. Faktura elektroniczna trafi na serwer Ministerstwa Finansów i będzie mogła być pobrana przez kontrahenta. Każdy przedsiębiorca będzie mógł założyć konto w systemie faktur elektronicznych. Konto to będzie służyło do wystawiania e-faktur oraz do pobierania faktur od kontrahentów. Dostęp do konta może być umożliwiony poprzez użycie podpisu elektronicznego, lub konta ePUAP w celu weryfikacji tożsamości.
W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, właściciel firmy automatycznie otrzyma prawo do wystawiania i otrzymywania faktur. Przedsiębiorca może upoważnić inne osoby (np. Pracownicy biura rachunkowego mogą przeglądać lub wystawiać faktury. Do e-fakturowania wymagana będzie integracja istniejącego systemu księgowego z krajowym systemem e-fakturowania. Procedury te będą musiały zostać wdrożone przez firmy przed końcem 2022 roku. Wszystkie firmy będą musiały wystawiać i otrzymywać faktury za pośrednictwem platformy rządowej od 1 stycznia 2023 roku.
Zakres obowiązkowych danych na fakturach wystawianych przez KSeF nie zmienia się wraz z wprowadzeniem e-faktur. Art. Faktura powinna zawierać co najmniej:
Zakres struktury e-faktury, która pojawi się na platformie KSeF ma bardziej złożoną strukturę. Na stronie Ministerstwa znajduje się link - Struktura logiczna dla e-faktury. Będzie ona dostępna od stycznia 2022 roku. Ministerstwo Finansów intensywnie pracuje nad tym, aby Polska otrzymała zwolnienie z obowiązku podawania wymaganych danych. Podatnicy mogą wnioskować o dodatkowe informacje, takie jak:
Fakturowanie zostało ułatwione dzięki zmianom w KSeF, które weszły w życie od stycznia 2022 roku. Odpowiednio:
W przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału faktury, "Duplikat" nie jest już potrzebny.
Nie ma obowiązku umieszczania na rachunku korygującym słów "Faktura korygująca"/"Korekta" ani wskazywania przyczyny korekty.
Możliwe jest wystawienie zbiorczej korekty w odniesieniu do poszczególnych pozycji faktury.
Możliwe jest wystawienie faktury nie wcześniej niż 60. (zamiast dotychczasowych 30. dni) przed dostawą towaru/wykonaniem usługi. Faktura może być również wystawiona na 60. dzień przed odbiorem, przed dostawą towaru/wykonaniem usługi.
Głównym celem wprowadzenia faktur elektronicznych jest usprawnienie systemu podatkowego. Nowy system ma uprościć wykrywanie i kontrolę oszustw podatkowych. Ministerstwo Finansów stwierdziło, że system oferuje wiele korzyści dla podatników. Według ministerstwa, faktury w rządowej bazie danych nie zostaną zniszczone, więc duplikaty nie są konieczne. Podatnicy nie są zobowiązani do przechowywania faktur, ponieważ będą one przechowywane na serwerach ministerstwa przez okres 10 lat. Nowe przepisy obejmują skrócenie okresu zwrotu podatku VAT za faktury elektroniczne, aby zachęcić do ich wczesnego stosowania. Został on skrócony z 60 dni do 40 dni.
Załączona faktura o strukturze XML jest dołączona do pliku z fakturą. Chociaż po pobraniu wygląda ona dla użytkownika jak plik PDF, plik ten w rzeczywistości zawiera ustrukturyzowany format XML, który umożliwia elektroniczne przesyłanie danych zgodnie ze standardem KSeF. Po wygenerowaniu faktury można ją następnie przesłać za pomocą KSeF (opcja w styczniu 2022).