Jak szybko i łatwo przejść na e-fakturowanie?

E-faktura nie może być edytowana przez klienta i musi być wysłana w formacie, którego nie można edytować.

Rozporządzenie Ministerstwa Finansów umożliwia klientom otrzymywanie faktur w formie elektronicznej od nowego roku.
Jest to duże ułatwienie zarówno dla dużych korporacji, które wysyłają co miesiąc tysiące faktur, jak i dla mniejszych firm, które muszą ograniczać koszty.

Jak powinna wyglądać faktura elektroniczna?

Aby e-faktura była ważna, musi być wysłana w formacie, którego klient nie może edytować. Dlatego najlepszy jest format PDF. Na fakturach elektronicznych nie należy stosować oznaczeń _Oryginał_ i _Kopia_. Ma to na celu zachowanie integralności dokumentu (nadawca i odbiorca powinni mieć ten sam plik).

Aby zwiększyć integralność i pewność dokumentu, można użyć podpisu elektronicznego.

Jak wygenerować e-fakturę?

Możesz utworzyć dokument w edytorze tekstu, przekonwertować go do formatu PDF lub wygenerować fakturę za pomocą programu księgowego. Lepszym rozwiązaniem jest posiadanie aplikacji, która automatyzuje cały proces i pozwala generować faktury zbiorcze.

Dostępnych jest wiele opcji, zarówno płatnych, jak i bezpłatnych. Wiele płatnych aplikacji do fakturowania, także tych online, pozwala na bezpłatne generowanie do 12 lub więcej faktur miesięcznie. Dzięki temu małe firmy mogą korzystać z ich zasobów bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Kontrahent musi jednak wyrazić zgodę na elektroniczne przesyłanie faktur - ustnie lub pisemnie.

E-fakturowanie

Jak wysyłać e-faktury?

Faktury elektroniczne można łatwo wysyłać, załączając je jako wiadomość e-mail. Jest to świetne rozwiązanie dla firm, które wysyłają kilka faktur miesięcznie. Jeśli masz dużo dokumentów, warto zainwestować w dedykowane oprogramowanie.

Jedna z dostępnych aplikacji pozwala na szybkie wysyłanie wielu faktur. Łatwo jest wysyłać faktury do klientów drogą elektroniczną, korzystając z programu księgowego, takiego jak Subiekt GT. Program ten umożliwia utworzenie pliku "wymiany danych rozliczeniowych" (np. w formatach.xls i.csv). Wygenerowany plik jest następnie wgrywany do aplikacji wysyłającej faktury elektroniczne. W ten sposób na podstawie zaimportowanych danych transakcji tworzone są pliki.pdf.

Teraz wystarczy tylko wybrać faktury, które mają zostać wysłane, lub kontrahentów, do których mają trafić, i kliknąć _Wyślij_. Można również wyświetlić raport na żywo dotyczący liczby i doręczeń wiadomości e-mail.

Czy przedsiębiorcy mogą przechowywać faktury papierowe w formie elektronicznej?

To zagadnienie może być mylące dla przedsiębiorców. Naczelny Sąd Administracyjny przychylił się do stanowiska podatników, którzy otrzymują faktury papierowe i mogą zdecydować się na przechowywanie ich w formie elektronicznej lub papierowej. Organy podatkowe uważają jednak, że nie jest możliwe wystawienie faktury papierowej i przechowywanie jej kopii elektronicznej.